Biała lista podatników VAT — co to jest i jak wpływa na zdolność kredytową firmy?

Jeden przelew na numer konta spoza białej listy podatników VAT może narazić Twoją firmę na poważne konsekwencje finansowe. Kiedy tak się dzieje? Dlaczego? I co wspólnego ma z tym zdolność kredytowa przedsiębiorstwa? Dowiedz się tego, zanim klikniesz „wyślij przelew” na firmowym koncie.

Co to jest biała lista podatników VAT?

Określenie „biała lista” budzi pozytywne skojarzenia. Kolor biały kojarzy się z otwartością, przejrzystością i uczciwością. Czy w ten sposób ustawodawca chciał podkreślić, że biała lista podatników VAT ma być narzędziem transparentnym, które pomaga przedsiębiorcom działać zgodnie z prawem i unikać ryzyka podatkowego? Z pewnością. Biała lista VAT jest bowiem rejestrem prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w którym można sprawdzić, czy przedsiębiorca (kontrahent) jest czynnym podatnikiem VAT oraz zweryfikować jego numer rachunku bankowego^[i].

Ponadto na białej liście widnieją podatnicy wykreśleni i przywróceni do rejestru VAT, niezarejestrowani oraz korzystający ze zwolnienia. Korzystając z niej, możesz się dowiedzieć np. dlaczego Twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji.

Po co powstała biała lista VAT?

Z białej listy VAT można korzystać od 1 września 2019 roku. Cel jej powstania był analogiczny jak wszelkich „czarnych list”, np. KRD: zwiększenie bezpieczeństwa przedsiębiorców i ograniczenie ryzyka współpracy z nieuczciwymi podmiotami.

Rejestr ma utrudniać proceder tzw. karuzel podatkowych, wyłudzenia VAT czy obrót fikcyjnymi fakturami, a także chronić uczciwe firmy przed konsekwencjami przelewu pieniędzy na niewłaściwe konto.

Kto ma obowiązek wpisu na białą listę VAT?

Obecność w wykazie nie jest kwestią wyboru czy dobrowolnej rejestracji — dane firm trafiają tam automatycznie na podstawie dostępnych rejestrów publicznych takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) czy rejestry prowadzone przez urzędy skarbowe. Dzięki temu wykaz obejmuje pełne, aktualne informacje o podatnikach VAT, a przedsiębiorcy nie muszą składać dodatkowych wniosków, by znaleźć się w bazie. Wniosek do szefa KAS będzie potrzebny tylko wtedy, gdy informacje są niepoprawne i chcesz je usunąć lub sprostować.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że konieczne do znalezienia się na białej liście jest posiadanie konta firmowego — numery prywatnych rachunków bankowych (ROR) nie są publikowane.

Czy przed wykonaniem przelewu trzeba sprawdzić białą listę podatników?

Białą listę podatników można sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów^[ii]. W przypadku transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł brutto potwierdzonej fakturą wystawioną przez podatnika VAT czynnego istnieje obowiązek weryfikacji, czy rachunek bankowy kontrahenta na niej widnieje. Przelew na konto spoza wykazu (np. na rachunek podany na fakturze, który jest inny niż ten widniejący w rejestrze) skutkuje brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz solidarną odpowiedzialnością za ewentualne zaległości podatkowe sprzedawcy.

Zasada ta ma znaczenie także w przypadku faktoringu.

Jeżeli jednak płatność trafia do przedsiębiorcy zwolnionego z VAT, nie ma obowiązku sprawdzania jego rachunku bankowego na białej liście podatników VAT. Podobnie w sytuacji, gdy przelew opiewa na kwotę niższą niż 15 tys. zł brutto. Wyjątków jest więcej, warto wspomnieć m.in. o sytuacji, gdy:

• płatność realizowana jest przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności,
• płatność dokonywana jest na rzecz kontrahenta, który zarejestrowany jest poza granicami Polski,
• płatność realizowana jest za pomocą karty debetowej, kredytowej lub szybkich płatności internetowych^[iii].

Biała lista podatników VAT a zdolność kredytowa firmy

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, w jaki sposób obecność (lub nieobecność) ich firmy na białej liście wpływa na zdolność kredytową przedsiębiorstwa. Z pewnością nie jest to kryterium decydujące o przyznaniu finansowania bieżącej działalności firmy. Są bowiem firmy, które działają legalnie i uczciwie, a na białej liście ich nie ma — choćby dlatego, że korzystają ze zwolnienia z VAT lub prowadzą działalność, która z mocy prawa nie podlega temu podatkowi. Dla instytucji finansowych brak wpisu w takim przypadku nie jest sygnałem ostrzegawczym ani nie wyklucza pozytywnego rozpatrzenia wniosku kredytowego.

Obecność w rejestrze, szczególnie w statusie czynnego podatnika z aktualnymi danymi, może stanowić dodatkowy atut w procesie oceny wiarygodności i stabilności firmy. Nie będzie on jednak z pewnością tak istotny, jak historia spłat wcześniejszych zobowiązań, sytuacja finansowa przedsiębiorstwa czy wysokość generowanych przychodów. Warto jednak mieć na uwadze, że instytucje udzielające kredytów firmowych nie upubliczniają informacji, w jakim stopniu poszczególne kryteria przesądzają o decyzji o przyznaniu finansowania.

Jeśli zależy Ci na poznaniu realnych możliwości swojej firmy i rzetelnym przygotowaniu się do złożenia wniosku kredytowego skorzystaj z pomocy eksperta finansowego, który wesprze Cię w wyborze odpowiedniego kredytu i pomoże zwiększyć szanse na jego uzyskanie.

FAQ — najważniejsze pytania na temat białej listy podatników VAT

Czy firmowe kredyty widać na białej liście podatników VAT?

Nie, biała lista podatników VAT nie zawiera informacji o zaciągniętych kredytach firmowych ani o innych zobowiązaniach finansowych przedsiębiorstwa. Dane, które zawiera wykaz, wyszczególniono w art. 96b. Ustawy o podatku od towarów i usług^[iv].

Jak często biała lista podatników VAT jest aktualizowana?

Biała lista podatników VAT jest aktualizowana każdego dnia roboczego.

Czy brak danych firmowych na białej liście VAT może uniemożliwić uzyskanie kredytu?

Brak danych firmowych na białej liście sam w sobie nie dyskwalifikuje przedsiębiorcy do uzyskania kredytu. Jeśli jednak powodem nieobecności jest wykreślenie z rejestru podatników VAT, może to skłonić bank do dokładniejszej weryfikacji przedsiębiorcy.

Źródła: 

^[i] Biała lista podatników VAT – narzędzie do sprawdzania kontrahentów, źródło online: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00226, dostęp: 12 sierpnia 2025 r.

^[ii] Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, źródło online: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, dostęp: 12 sierpnia 2025 r.

^[iii] Wykaz podatników VAT. Pytania i odpowiedzi, źródło online: https://www.podatki.gov.pl/vat/bezpieczna-transakcja/wykaz-podatnikow-vat/q-a-wykaz-podatnikow-vat/, dostęp: 12 sierpnia 2025 r.

^[iv] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), źródło online: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf, dostęp: 12 sierpnia 2025 r.