Koszty firmowe – czym są, jak należy je dokumentować i czego nie można do nich zaliczyć?

Przedsiębiorcy nieustannie ponoszą koszty prowadzenia działalności – mowa zarówno o wydatkach na wynajem lokalu, pensje pracowników, jak i kosztach potrzebnych materiałów czy zamówionych usług. Dobra wiadomość jest natomiast taka, że wydatki związane z prowadzeniem działalności mogą w większości zostać zakwalifikowane jako koszty firmowe. Dzięki temu można obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – wysokość podatku dochodowego do zapłaty.

Koszty firmowe – czym są i co można do nich zaliczyć?

Do kosztów uzyskania przychodu, czyli tzw. kosztów firmowych, można zaliczyć wydatki służące uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zabezpieczeniu dotychczasowych przychodów. Tym samym mowa o wydatkach na towary lub usługi, których nabycie w jakiś sposób przyczynia się do uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej przez niego działalności.

Do najbardziej popularnych kosztów firmowych można zaliczyć wydatki na:

• transport (paliwo, bilety kolejowe i autobusowe, ale też np. koszt leasingu samochodu służbowego),
• sprzęt elektroniczny (telefon służbowy, laptop, komputer stacjonarny, drukarka, skaner itd.),
• oprogramowanie, licencje i subskrypcje,
• szkolenia, kursy, warsztaty, literatura specjalistyczna – o ile mają związek z profilem działalności przedsiębiorcy,
• reklamę i marketing,
• wynajem lokalu, rachunki za media, wyposażenie biura itd.,
• pensje pracowników.

Warto jednak pamiętać, że to tylko przykładowe wydatki, które można zazwyczaj bez problemu zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu. W praktyce nie istnieje zamknięty katalog kosztów firmowych.

Czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych?

Przedsiębiorca powinien mieć jednocześnie świadomość, że ustawodawca wyraźnie wskazał, jakich wydatków nie można wliczać w koszty uzyskania przychodu – nawet jeśli pozornie służą one uzyskaniu przychodu lub jego zabezpieczeniu. Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno wskazuje, czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych. Mowa m.in. o wydatkach na:

• nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
• nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie wartości niematerialnych i prawnych,
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, o ile przekraczają kwotę 225 tys. zł w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz 150 tys. zł dla pozostałych pojazdów,
• spłatę pożyczek, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (lub kredytów) oraz spłatę innych zobowiązań,
• grzywien i kar pieniężnych,
• koszty reprezentacji.

Tym samym przedsiębiorca, zanim zaliczy dany wydatek do kosztów firmowych, powinien sprawdzić katalog wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeśli chodzi o kwestie formalne, koszty firmowe mogą być udokumentowane w formie faktury, rachunku, biletu (o ile znajduje się na nim NIP sprzedającego), ale też umowy czy dowodu poniesienia określonej opłaty. Możliwe jest również udokumentowanie kosztu firmowego w formie dowodu wewnętrznego. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami dowód wewnętrzny musi posiadać określone elementy (czyli m.in. datę, podpisy, rodzaj wydatku czy wysokość kosztu).

Dofinansowania dla firm i kredyty, czyli sposób na sfinansowanie części kosztów firmowych

Koszty firmowe pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – wysokość podatku dochodowego. Nie zmienia to jednak faktu, że przedsiębiorcy ponoszą zazwyczaj spore obciążenia z tytułu wydatków firmowych. Finansowanie bieżącej działalności może być zatem niekiedy sporym wyzwaniem; z tego względu przedsiębiorcy powinni pamiętać m.in. o możliwości uzyskania różnego rodzaju dotacji. Dofinansowania unijne dla firm mogą pokryć sporą część kosztów niektórych projektów – podobnie jest zresztą w przypadku programów krajowych. Warto jednak pamiętać, by systematycznie sprawdzać stronę internetową Funduszy Europejskich oraz strony rządowe, ponieważ nabór wniosków w przypadku większości programów ma charakter cykliczny i okresowy.

Inne sposoby finansowania przedsiębiorstwa: kredyty i pożyczki

Innym sposobem na finansowanie działalności przedsiębiorstwa jest kredyt dla firm – i chodzi zarówno o kredyt inwestycyjny, jak i zwykły kredyt gotówkowy. Warto podkreślić, że pożyczki i kredyty dla przedsiębiorstw często są preferencyjnie oprocentowane, dzięki czemu mogą okazać się opłacalne właśnie przy finansowaniu większych inwestycji. Pewien problem z zaciągnięciem zobowiązania mogą mieć przedsiębiorcy, którzy stosunkowo niedawno założyli działalność; należy jednak zaznaczyć, że niektóre banki oferują również kredyt dla nowych firm.

Firmy, które myślą o pozyskaniu środków finansowych poprzez zaciągnięcie kredytu czy pożyczki powinny zatem porównać dostępne oferty i sprawdzić, która będzie dla nich najkorzystniejsza. Warto również sprawdzić na samym początku zdolność kredytową. W tym celu może przydać się kalkulator zdolności kredytowej, choć warto mieć oczywiście świadomość, że w przypadku firm ocena zdolności przebiega nieco inaczej. Dostępne są również inne narzędzia, takie jak kalkulator kredytu hipotecznego czy kalkulator kredytu gotówkowego – choć one bardziej przydadzą się osobom fizycznym chcącym zaciągnąć prywatne zobowiązanie.