Koszty firmowe – czym są, jak należy je dokumentować i czego nie można do nich zaliczyć?

Przedsiębiorcy nieustannie ponoszą koszty prowadzenia działalności – mowa zarówno o wydatkach na wynajem lokalu, pensje pracowników, jak i kosztach potrzebnych materiałów czy zamówionych usług. Dobra wiadomość jest natomiast taka, że wydatki związane z prowadzeniem działalności mogą w większości zostać zakwalifikowane jako koszty firmowe. Dzięki temu można obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – wysokość podatku dochodowego do zapłaty.

Koszty firmowe – czym są i co można do nich zaliczyć?

Do kosztów uzyskania przychodu, czyli tzw. kosztów firmowych, można zaliczyć wydatki służące uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zabezpieczeniu dotychczasowych przychodów. Tym samym mowa o wydatkach na towary lub usługi, których nabycie w jakiś sposób przyczynia się do uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej przez niego działalności.

Do najbardziej popularnych kosztów firmowych można zaliczyć wydatki na:

• transport (paliwo, bilety kolejowe i autobusowe, ale też np. koszt leasingu samochodu służbowego),
• sprzęt elektroniczny (telefon służbowy, laptop, komputer stacjonarny, drukarka, skaner itd.),
• oprogramowanie, licencje i subskrypcje,
• szkolenia, kursy, warsztaty, literatura specjalistyczna – o ile mają związek z profilem działalności przedsiębiorcy,
• reklamę i marketing,
• wynajem lokalu, rachunki za media, wyposażenie biura itd.,
• pensje pracowników.

Warto jednak pamiętać, że to tylko przykładowe wydatki, które można zazwyczaj bez problemu zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu. W praktyce nie istnieje zamknięty katalog kosztów firmowych.

Czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych?

Przedsiębiorca powinien mieć jednocześnie świadomość, że ustawodawca wyraźnie wskazał, jakich wydatków nie można wliczać w koszty uzyskania przychodu – nawet jeśli pozornie służą one uzyskaniu przychodu lub jego zabezpieczeniu. Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno wskazuje, czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych. Mowa m.in. o wydatkach na:

• nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
• nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie wartości niematerialnych i prawnych,
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, o ile przekraczają kwotę 225 tys. zł w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz 150 tys. zł dla pozostałych pojazdów,
• spłatę pożyczek, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (lub kredytów) oraz spłatę innych zobowiązań,
• grzywien i kar pieniężnych,
• koszty reprezentacji.

Tym samym przedsiębiorca, zanim zaliczy dany wydatek do kosztów firmowych, powinien sprawdzić katalog wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeśli chodzi o kwestie formalne, koszty firmowe mogą być udokumentowane w formie faktury, rachunku, biletu (o ile znajduje się na nim NIP sprzedającego), ale też umowy czy dowodu poniesienia określonej opłaty. Możliwe jest również udokumentowanie kosztu firmowego w formie dowodu wewnętrznego. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami dowód wewnętrzny musi posiadać określone elementy (czyli m.in. datę, podpisy, rodzaj wydatku czy wysokość kosztu).

Dofinansowania dla firm i kredyty, czyli sposób na sfinansowanie części kosztów firmowych

Koszty firmowe pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – wysokość podatku dochodowego. Nie zmienia to jednak faktu, że przedsiębiorcy ponoszą zazwyczaj spore obciążenia z tytułu wydatków firmowych. Finansowanie bieżącej działalności może być zatem niekiedy sporym wyzwaniem; z tego względu przedsiębiorcy powinni pamiętać m.in. o możliwości uzyskania różnego rodzaju dotacji. Dofinansowania unijne dla firm mogą pokryć sporą część kosztów niektórych projektów – podobnie jest zresztą w przypadku programów krajowych. Warto jednak pamiętać, by systematycznie sprawdzać stronę internetową Funduszy Europejskich oraz strony rządowe, ponieważ nabór wniosków w przypadku większości programów ma charakter cykliczny i okresowy.

Inne sposoby finansowania przedsiębiorstwa: kredyty i pożyczki

Innym sposobem na finansowanie działalności przedsiębiorstwa jest kredyt dla firm – i chodzi zarówno o kredyt inwestycyjny, jak i zwykły kredyt gotówkowy. Warto podkreślić, że pożyczki i kredyty dla przedsiębiorstw często są preferencyjnie oprocentowane, dzięki czemu mogą okazać się opłacalne właśnie przy finansowaniu większych inwestycji. Pewien problem z zaciągnięciem zobowiązania mogą mieć przedsiębiorcy, którzy stosunkowo niedawno założyli działalność; należy jednak zaznaczyć, że niektóre banki oferują również kredyt dla nowych firm.

Firmy, które myślą o pozyskaniu środków finansowych poprzez zaciągnięcie kredytu czy pożyczki powinny zatem porównać dostępne oferty i sprawdzić, która będzie dla nich najkorzystniejsza. Warto również sprawdzić na samym początku zdolność kredytową. W tym celu może przydać się kalkulator zdolności kredytowej, choć warto mieć oczywiście świadomość, że w przypadku firm ocena zdolności przebiega nieco inaczej. Dostępne są również inne narzędzia, takie jak kalkulator kredytu hipotecznego czy kalkulator kredytu gotówkowego – choć one bardziej przydadzą się osobom fizycznym chcącym zaciągnąć prywatne zobowiązanie. 

FAQ – często zadawane pytania

Czym są koszty firmowe i jakie wydatki można do nich zaliczyć?

Koszty firmowe to wydatki służące uzyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu dotychczasowych przychodów; można do nich zaliczyć m.in. koszty transportu (paliwo, bilety, leasing samochodu służbowego), sprzęt elektroniczny (telefon, laptop, drukarka), oprogramowanie i licencje, szkolenia i literatura związane z działalnością, reklamę i marketing, wynajem lokalu i media oraz pensje pracowników.

Jakie wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?

Do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć m.in. nabycia gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie), nabycia lub wytworzenia własnego wartości niematerialnych i prawnych, odpisów amortyzacyjnych samochodu osobowego przekraczających limity (225 tys. zł dla samochodu elektrycznego i 150 tys. zł dla pozostałych), spłaty pożyczek (z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek), grzywien i kar pieniężnych oraz kosztów reprezentacji.

Jak należy dokumentować koszty firmowe, żeby mogły obniżyć podstawę opodatkowania?

Koszty firmowe należy dokumentować fakturami, rachunkami, biletami (gdy zawierają NIP sprzedawcy), umowami lub dowodami poniesienia opłaty; możliwe jest też użycie dowodu wewnętrznego, który musi zawierać określone elementy, takie jak data, podpisy, rodzaj wydatku i wysokość kosztu.

Jakie są możliwości finansowania części kosztów firmowych?

Finansowanie kosztów firmowych można realizować przez dotacje (np. dofinansowania unijne i krajowe) oraz kredyty i pożyczki (kredyt inwestycyjny, kredyt gotówkowy), przy czym niektóre oferty mają preferencyjne oprocentowanie; przedsiębiorcy powinni porównać oferty, sprawdzić zdolność kredytową i korzystać z dostępnych kalkulatorów, a nowe firmy mogą szukać specjalnych ofert dla przedsiębiorstw działających krócej niż 12 miesięcy.