Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce nabiera tempa. Jedną z największych zmian dla przedsiębiorców jest KSeF, czyli krajowy system e-faktur. Nowe rozwiązanie wprowadza obowiązek wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Jak system e-faktur wpłynie na relacje firm z bankami i instytucjami finansowymi? Czy KSeF a kredyt to kwestia, która może zmienić sposób oceny przedsiębiorstwa przez bank?
Kluczowe informacje:
|
KSeF (krajowy system e-faktur) to platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur w ujednoliconym formacie (ustrukturyzowanych). Dokument trafia do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie jest rejestrowany i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
Choć głównym celem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego i uproszczenie obiegu dokumentów, nowe rozwiązanie może przynieść przedsiębiorstwom także inne korzyści, zwłaszcza w relacjach z instytucjami finansowymi.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany etapami, od 1 lutego 2026 r. do 1 stycznia 2027 r.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przy użyciu KSeF i otrzymuje indywidualny numer identyfikujący ją w systemie. Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane są wystawiane według struktury logicznej FA(3).
Warto przy tym rozróżnić fakturę elektroniczną od faktury ustrukturyzowanej. Faktura elektroniczna może być na przykład plikiem PDF przesłanym e-mailem. Faktura ustrukturyzowana jest natomiast dokumentem wystawianym i otrzymywanym za pośrednictwem KSeF, w określonej strukturze XML.
Docelowo KSeF jest przeznaczony dla większości firm prowadzących działalność gospodarczą w Polsce:
1 lutego 2026 r.: obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (razem z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, oraz odbierania faktur przez wszystkich przedsiębiorców. 1 kwietnia 2026: obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników korzystających z czasowego odroczenia. Do końca 2026 r. przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą korzystać z rozwiązania przejściowego. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF będzie obowiązkowy również dla tej ostatniej grupy. |
Obowiązek korzystania z KSeF wynika przede wszystkim z przepisów ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zmienianej kolejnymi nowelizacjami dotyczącymi KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje również jako podstawę prawną między innymi ustawę z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1203).
Wśród aktów wykonawczych znajdują się między innymi rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815) oraz rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. dotyczące przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Aktualne zasady korzystania z KSeF dla firm najlepiej każdorazowo sprawdzać w materiałach Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej, ponieważ przepisy dotyczące KSeF są rozbudowane i przewidują między innymi szczególne tryby wystawiania faktur.
Dla banków oraz instytucji finansowych istotne znaczenie przy ocenie wniosku ma zdolność kredytowa przedsiębiorstwa. Oceniana jest ona między innymi na podstawie:
Wprowadzenie KSeF może ułatwić uporządkowanie części danych dotyczących sprzedaży i zakupów, ale nie oznacza automatycznego zwiększenia zdolności kredytowej.
Znaczenie dla zdolności kredytowej pod względem KSeF może mieć natomiast jakość i spójność dokumentacji. Jeżeli dane wynikające z faktur, księgowości i rachunku firmowego tworzą spójny obraz działalności, przedsiębiorca może sprawniej przygotować dokumenty potrzebne w procesie kredytowym.
Przeczytaj więcej o kredycie dla firm: Kiedy wziąć kredyt hipoteczny dla firmy?
Faktury wystawiane w KSeF dla firm są automatycznie rejestrowane w centralnej bazie. Dzięki temu dane o sprzedaży przedsiębiorstwa stają się bardziej przejrzyste i uporządkowane.
Dla instytucji finansowych może to mieć znaczenie w przyszłości, szczególnie w przypadku rozwijania procesów automatycznej analizy danych. Nie oznacza jednak, że każdy bank już teraz pobiera dane z KSeF i na ich podstawie wylicza zdolność kredytową.
Możliwe korzyści to między innymi:
Warto więc mówić raczej o potencjalnym wpływie KSeF na proces kredytowy, a nie o automatycznej zmianie zdolności kredytowej.
W praktyce bank może nadal wymagać dokumentów takich jak deklaracje podatkowe, ewidencje księgowe, sprawozdania finansowe, zestawienia przychodów i kosztów czy wyciągi z rachunku.
KSeF nie zastępuje tych dokumentów, może natomiast stanowić dodatkowe źródło informacji lub ułatwić przedsiębiorcy przygotowanie danych potrzebnych do analizy.
Przykładowo: firma usługowa wystawia miesięcznie kilkadziesiąt faktur sprzedażowych. Wcześniej przedsiębiorca przygotowywał zestawienie faktur na potrzeby wniosku kredytowego, a część danych była następnie przepisywana lub weryfikowana przez analityka. Po wdrożeniu KSeF faktury są wystawiane w ujednoliconym formacie i mają numery KSeF. Samo istnienie tych danych nie oznacza jeszcze pozytywnej decyzji kredytowej, ale może ułatwić ich uporządkowanie i weryfikację.
Mogą Cię też zainteresować formy zabezpieczeń kredytów: Formy zabezpieczeń kredytów dla firm — jakie są dostępne?
Tradycyjnie banki analizują wiele dokumentów finansowych: zestawienia sprzedaży, faktury, raporty księgowe czy wyciągi bankowe. Dzięki KSeF część tych danych będzie dostępna w ujednoliconej formie.
Nie oznacza to jednak, że KSeF automatycznie skróci proces kredytowy w każdym banku. Procedury różnią się między instytucjami i zależą od rodzaju finansowania, sytuacji przedsiębiorstwa oraz stosowanego modelu oceny ryzyka.
Ujednolicenie poszczególnych informacji dzięki KSeF może zatem oznaczać:
Na znaczenie automatyzacji i cyfryzacji procesów dla przedsiębiorców zwraca uwagę również Piotr Teodorczyk, dyrektor departamentu klienta firmowego w mBanku. Przy uruchomieniu przez mBank rozwiązania do obsługi KSeF wskazywał, że bank chciał zapewnić przedsiębiorcom narzędzie łączące automatyzację, wygodę i zgodność z przepisami. Rozwiązanie mBanku i CashDirector umożliwia automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF oraz automatyzuje część procesów związanych z ich obsługą.
Warto rozdzielić dwie kwestie: obowiązki dla firm wynikające z KSeF oraz wymagania banku przy kredycie. KSeF określa bowiem sposób wystawiania i odbierania faktur. Bank natomiast sam ustala, jakich dokumentów potrzebuje do oceny konkretnego wniosku, w ramach obowiązujących przepisów i własnych procedur. Dlatego przedsiębiorca nie powinien zakładać, że po wdrożeniu KSeF wystarczy bankowi sam dostęp do faktur w systemie.
Przy wniosku o finansowanie bank może nadal poprosić między innymi o:
Zakres wymaganej dokumentacji zależy od banku, rodzaju kredytu i sytuacji przedsiębiorcy.
Dzięki większej przejrzystości danych finansowych przedsiębiorcy mogą łatwiej planować rozwój firmy. Dotyczy to szczególnie inwestycji wymagających zewnętrznego finansowania.
Jeśli firma rozważa rozwój działalności, zakup sprzętu czy rozbudowę infrastruktury, dobrym rozwiązaniem może być finansowanie inwestycji firmowych. Przekonaj się, jak sfinansować inwestycję w przedsiębiorstwie i zobacz ten proces, krok po kroku.
Zespół doświadczonych ekspertów mFinanse pomaga przedsiębiorcom dobrać odpowiedni model finansowania, dopasowany do skali działalności, planów rozwoju i aktualnej sytuacji finansowej firmy.
Wpływ KSeF na proces finansowania może wyglądać inaczej w zależności od rodzaju kredytu dla firm.
Przy kredycie obrotowym bank analizuje przede wszystkim bieżącą sytuację finansową przedsiębiorstwa i jego zdolność do obsługi zobowiązania.
Dane dotyczące sprzedaży mogą być jednym z elementów takiej analizy. W przypadku firmy, która ma regularne faktury i stabilne wpływy, uporządkowana dokumentacja może ułatwić przedstawienie sytuacji finansowej. KSeF nie zmienia jednak samej zasady oceny zdolności.
Przy kredycie inwestycyjnym bank ocenia nie tylko dotychczasowe wyniki firmy, ale również cel finansowania, jego wartość, źródła spłaty i ryzyko związane z planowaną inwestycją.
Przykład: firma produkcyjna chce kupić maszynę za 500 tys. zł. Faktury sprzedażowe w KSeF mogą pomóc uporządkować informacje o dotychczasowej sprzedaży, ale bank będzie zainteresowany również kosztami działalności, zobowiązaniami, rentownością i prognozami po inwestycji.
Przy limicie w rachunku szczególnie istotna może być bieżąca płynność finansowa firmy i regularność przepływów pieniężnych. Sama wartość wystawionych faktur nie jest jednak równoznaczna z pieniędzmi znajdującymi się na rachunku.
Firma może wystawić fakturę na 100 tys. zł, ale otrzymać zapłatę dopiero po 60 dniach. Dlatego bank może analizować zarówno sprzedaż, jak i faktyczne wpływy oraz terminy regulowania zobowiązań.
KSeF może być szczególnie interesujący w przypadku finansowania należności. Faktura ustrukturyzowana zawiera ustandaryzowane dane transakcji, co może wspierać cyfrową obsługę procesu.
Nie oznacza to jednak, że każda firma finansująca faktury automatycznie wykorzystuje dane KSeF. Sposób oceny należności zależy od procedury konkretnej instytucji.
Korzystanie z KSeF przez firmy ma znaczenie również w przypadku leasingu, ponieważ leasingodawcy wystawiają swoim klientom faktury, które są odbierane w systemie.
Od 1 lutego 2026 r. firmy objęte obowiązkiem KSeF wystawiają faktury za pośrednictwem systemu, a przedsiębiorcy korzystający z leasingu muszą odbierać faktury w KSeF zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Trzeba jednak ponownie podkreślić, że KSeF nie zmienia jednak samej zasady oceny zdolności leasingowej. Przy zawieraniu umowy znaczenie mają między innymi sytuacja finansowa firmy, przedmiot leasingu, wysokość zobowiązania oraz procedura leasingodawcy.
Znaczenie uporządkowanych danych może być różne w zależności od charakteru działalności.
Zobacz nasze wideo:
Pomocne będzie:
Choć wielu przedsiębiorcom KSeF kojarzy się głównie z nowym obowiązkiem administracyjnym, w dłuższej perspektywie może on ułatwić zarządzanie finansami firmy. Lepsza jakość danych, automatyzacja procesów oraz większa przejrzystość rozliczeń mogą przełożyć się także na łatwiejszy dostęp do finansowania.
Jednocześnie warto pamiętać o drugiej stronie cyfryzacji. Im więcej danych jest uporządkowanych i możliwych do automatycznego przetwarzania, tym większe znaczenie ma ich poprawność. Błędy w fakturach, niespójność danych księgowych czy problemy z płynnością nie znikają wraz z wdrożeniem KSeF.
Dlatego warto patrzeć na krajowy system e-faktur nie tylko jako zmianę podatkową, lecz także jako element szerszej cyfrowej transformacji biznesu.
Jeśli przedsiębiorca planuje rozwój firmy i potrzebuje wsparcia w wyborze odpowiedniego finansowania, warto skonsultować się z ekspertami mFinanse. Pomogą oni przeanalizować sytuację przedsiębiorstwa i dobrać rozwiązanie dopasowane do jego możliwości oraz planów inwestycyjnych.
Przeczytaj też o księdze przychodów i rozchodów w firmie: Księga przychodów i rozchodów w firmie – jakie ma znaczenie przy kredycie firmowym?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z czasowego odroczenia. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie również podatników, którzy w 2026 r. korzystają z limitu 10 tys. zł brutto miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami. Obowiązek odbierania faktur w KSeF działa co do zasady od 1 lutego 2026 r.
KSeF nie zwiększy automatycznie zdolności kredytowej firmy, ale może ułatwiać uporządkowanie i weryfikację danych dotyczących faktur, przy czym bank nadal ocenia całą sytuację finansową przedsiębiorstwa. Znaczenie mają między innymi przychody, dochody, płynność, zobowiązania, historia spłat i specyfika działalności.
Nie należy zakładać, że każdy bank automatycznie otrzymuje dostęp do danych firmy w KSeF. Sposób wykorzystywania danych w procesach kredytowych zależy od procedur i rozwiązań stosowanych przez konkretną instytucję.
W 2026 r. nie są stosowane kary pieniężne za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że sankcje za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie są przewidziane od 1 stycznia 2027 r. Jednocześnie brak faktury ustrukturyzowanej w KSeF jest uchybieniem formalnym, a dokument wystawiony poza systemem może w określonych warunkach nadal stanowić fakturę dla celów podatkowych.
Faktury z KSeF są tylko jednym z elementów obrazu finansowego przedsiębiorstwa. Bank może nadal wymagać danych księgowych, podatkowych, bankowych i informacji o zobowiązaniach.
Źródła:
Wypełnij krótki formularz i porozmawiaj o swoich finansach
* Administratorem Twoich danych osobowych jest mFinanse S.A. Twoje dane będą przetwarzane w celu telefonicznego kontaktu konsultanta mFinanse S.A. z Tobą w celu przedstawienia oferty. Wypełnienie powyższych pól jest równoznaczne z wyrażeniem przez Ciebie zgody na ten kontakt. W przypadku zaznaczenia dodatkowej zgody powyżej Twoje dane osobowe będą przetwarzane również w celu przedstawiania Ci ofert w przyszłości. Obie zgody możesz wycofać w dowolnym czasie drogą pisemną lub elektroniczną pod adres rodo@mfinanse.pl. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o przysługujących Ci prawach oraz o danych kontaktowych Administratora, znajduje się tutaj.
*mFinanse S.A. z siedzibą w Warszawie (ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000365126, kapitał zakładowy: 45.245.000 złotych, NIP: 7251903631. Numer wpisu do działu I rejestru pośredników kredytowych: RPH000300. Rejestr pośredników kredytowych dostępny jest na stronie internetowej www.knf.gov.pl.
Ta strona jest chroniona przez mechanizm reCaptcha i stosujemy Regulamin i Politykę prywatności Google.
Wypełnij krótki formularz, ekspert mFinanse wkrótce się z Tobą skontaktuje
Oferty wielu banków
Bezpłatna konsultacja
Pomoc na każdym etapie kredytu
Oddzwoni ekspert mFinanse
Odpowie na Twoje pytania
Przygotuje symulacje
Oddzwoni ekspert mFinanse
Odpowie na Twoje pytania
Przygotuje symulacje
Administratorem Twoich danych osobowych jest mFinanse S.A. Twoje dane będą przetwarzane w celu telefonicznego kontaktu konsultanta mFinanse S.A. z Tobą w celu przedstawienia oferty. Wypełnienie powyższych pól jest równoznaczne z wyrażeniem przez Ciebie zgody na ten kontakt. Zgodę możesz wycofać w dowolnym czasie drogą pisemną lub elektroniczną pod adres rodo@mfinanse.pl. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o przysługujących Ci prawach oraz o danych kontaktowych Administratora, znajduje się tutaj.
KARIERA w mFinanse
